KPI’s of prestatie-indicatoren ondersteunen strategie

KPI’s (key performance indicators, kritieke succesfactoren of kritieke prestatie-indicatoren), zijn hulpmiddelen om de bedrijfsprestaties te meten.
Deze cijfers zijn bedoeld om de strategische managementdoelstellingen te kwantificeren. KPI’s verstrekken belangrijke informatie aan het management van bedrijf.

 

KPI’s zijn bedoeld om de feitelijke resultaten van een bedrijf te beoordelen en te analyseren ten opzichte van de strategische doelen en doelstellingen. Deze prestatie-indicatoren zijn uitdrukkelijk gekoppeld aan een strategisch doel. Ze helpen om de gekozen strategie te vertalen in kwantificeerbare doelen.

Prestatie-indicatoren variëren daarom sterk tussen bedrijven en de industrieën. Het permanent identificeren, monitoren en aanpassen van deze kerngetallen bevordert een succesvolle bedrijfsvoering op een meer efficiënte en effectieve manier.

Enkele voorbeelden KPI’s

KPI’s worden gebruikt voor de rapportage en analyse van de algemene organisatorische prestaties of voor analyse en rapportage van slechts bepaalde gebieden van het bedrijf, zoals marketing, financiën, verkoop, productie, onderhoud en/of HR.

Enkele voorbeelden van indicatoren zijn: aantal nieuwe klanten, aantal offerten, succesgraad van de offeren, aantal bestelbons, verhouding nieuwe klanten/bestaande klanten, aantal geproduceerde items, aantal gewerkte uren, aantal productiestilstanden, ratio interim/vaste personeelsleden, kost per output, etc.

KPI’s in lijn met strategie en op alle bedrijfsniveaus

Het is dus zeer belangrijk dat de kritieke succesfactoren in lijn liggen met de bedrijfsstrategie. De kritieke succesfactoren op de onderliggende bedrijfsniveaus dienen dus bijgevolg ook volledig in lijn te liggen met de overkoepelende bedrijfsstrategieën.

Prestatie-indicatoren moeten in een organisatie toegevoegde waarde bieden. Een overvloed van deze kerngetallen leidt de aandacht af van zaken die werkelijk van belang zijn. De verkeerde keuze van indicatoren kan immers leiden tot verkeerde procescorrecties of conclusies. De indicatoren dienen dus zeer zorgvuldig gekozen te worden. Ze moeten direct in relatie te staan met de bedrijfsprocessen alvorens men ze implementeert. Slecht gekozen KPI’s veroorzaken geregeld verspilling, rework, enz.

Zorgvuldige selectie van KPI’s

Om KPI’s voor het bedrijf te selecteren gaat men analytisch tewerk. De interne mechanismen en processen van de onderneming dient men hierbij zeer goed te kennen. Het beperkt aantal geselecteerde KPI’s moeten meetbaar zijn. Niet meetbare aspecten dient men om te zetten naar kwantitatieve gegevens door bijvoorbeeld de toekenning van getallen, codes, …

Prestatie-indicatoren dienen transparant, begrijpelijk en ondubbelzinnig te zijn. De indicatoren moeten gevoelig genoeg zijn om veranderingen tijdig te kunnen vaststellen. De KPI’s moeten beïnvloedbaar zijn door de organisatie. De indicatoren dienen steeds actueel te zijn om de bedrijfsprestaties te kunnen beoordelen en om de processen van oorzaak en gevolg binnen het bedrijf te begrijpen. KPI’s dienen ook op een efficiënte of goedkope wijze te verzamelen zijn. Bovendien dienen er voldoende KPI’s in de tijd beschikbaar te zijn om een goede analyse mogelijk te maken.

Gemeenschappelijke indicatoren

Dezelfde indicatoren kunnen echter door meerdere departementen gebruikt worden. Dit bevordert de betrokkenheid van de verschillende diensten om de strategische doelstellingen te bereiken. Gemeenschappelijke indicatoren vormen dikwijls de basis voor een cultuur van samenwerking tussen verschillende afdelingen of met leveranciers vanwege het gedeeld belang.

Ook kmo’s zijn zeker gebaad met het gebruik van prestatie-indicatoren. Het regelmatig evalueren en eventueel bijstellen van deze KPI’s is noodzakelijk.

Belangrijke voordelen van KPI’s voor elke organisatie

1. Beter zakelijk inzicht door beknopt overzicht van de prestaties van de organisatie

Wanneer de dashboardrapportage goed is gestructureerd en georganiseerd, kunnen we met een blik de bedrijfsprestaties duidelijk begrijpen. Prestatie-indicatoren geven meer inzicht bij het opstellen van haalbare doelstellingen.

2. Tijdsbesparingen door KPI- rapportage

Vergeleken met de traditionele analyse en rapportages die meerdere bronnen gebruiken, wordt de noodzakelijke informatie op een plaats gecentraliseerd. Er gaat minder tijd verloren gaat tussen signalering, diagnose en actie om doestellingen te bereiken.

3. KPI’s helpen om de focus te houden op alle niveaus

Prestatie-indicatoren monitoren wat echt belangrijk voor het bedrijf zodat eventuele problemen en kansen spoedig geïdentificeerd worden. KPI’s laten een beter beheer toe om de bedrijfsactiviteiten verder uit te bouwen. KPI’s dienen herkenbaar te zijn voor de medewerkers.

4. KPI’s helpen om te beslissen

Beslissingen worden genomen op basis van actuele feiten en niet op basis van historie. Er moet in de organisatie een platform zijn waar leidinggevenden en medewerkers de KPI’s kunnen bespreken. Hierdoor zal de organisatie flexibeler en soepeler functioneren.

Prestatie-indicatoren zijn een hulpmiddel

Voor het management zijn KPI’s dus een belangrijk hulpmiddel indien men de verkregen waarden in de juiste context plaatst. Elke wijziging van de KPI’s, bijvoorbeeld door externe omstandigheden, vereisen niet altijd een onmiddellijke bijsturing van het proces.

Indicatoren vervullen de rol van knipperlichten. De waarden vormen de basis voor verdere analyse en verbetering. Als een KPI wijzigt, dan ligt er een operationele oorzaak aan de basis. Soms moet men een tijdelijke achteruitgang in prestaties aanvaarden om later een grote vooruitgang te zien (bijvoorbeeld het boeggolfeffect bij de implementatie van betrouwbaarheidsprogramma voor industriële installaties vanwege de initiële opstartkosten).

Dus, alvorens men ingrijpt in het proces, moet men zich namelijk volledig bewust zijn van wat er zich allemaal afspeelt op operationeel niveau. Prestatie-indicatoren zijn daarom niet altijd heilig.

Behoefte aan een interim-manager? Contacteer ons vrijblijvend.