Thuiswerk tijdens coronapandemie

Thuiswerk of werken op afstand is nu in veel bedrijfstakken een gangbare praktijk. In volle COVID-19-pandemie laten bedrijven meer dan ooit tevoren hun werknemers vanuit huis werken om de curve af te vlakken en de kwetsbaren te beschermen. Maar wat betekent dit voor bedrijven en wat zijn de mogelijke gevolgen?

Thuiswerk door Covid-19

Thuiswerk wint dus door Covid-19 steeds meer aan populariteit. Naast het gezond houden van de medewerkers heeft thuiswerk nog andere voordelen: tijds- en kostenbesparing voor woon-werkverkeer, een betere balans tussen werk en privéleven, …

Ondanks de voordelen van het op afstand werken heeft het ook enkele nadelen. Soms voelen medewerkers zich minder betrokken bij hun team of bedrijf. De grens tussen privéleven en arbeidstijd wordt soms vaag. Dit kan de productiviteit, prestaties, welbevinden, … schaden. Motiveer daarom de medewerkers om werk en ontspanning, ook in een thuisomgeving, zo veel mogelijk gescheiden te houden. Stel duidelijke spelregels voor thuiswerk op en laat deze respecteren. Laat bijvoorbeeld de medewerkers elke ochtend een planning maken voor de komende dag volgens een zo normaal mogelijke dagindeling. Laat medewerkers hierbij ook rekening houden met factoren zoals een thuiswerkende partner of kinderen en huisdieren die thuis rondlopen en ook aandacht eisen.

Extra aandachtspunten voor de manager

De coronacrisis zorgt bij veel medewerkers voor stress, angst en gevoelens van onzekerheid en machteloosheid.

Het is dus belangrijk om medewerkers in deze moeilijke situatie betrokken en gemotiveerd te houden. Het kost bijvoorbeeld veel meer moeite om met elkaar in contact te komen dan in een traditionele werksituatie. Sporadische gesprekken aan het koffieautomaat of op werkplekken zijn namelijk door Covid-19 helaas niet mogelijk. Het geëngageerd houden van medewerkers vraagt dus van de manager extra inspanningen. Isolatie en eenzaamheid kan echter leiden tot een gebrek aan interesse voor het bedrijf, en zich ongelukkig en niet gewaardeerd voelen. Communiceer daarom duidelijk met de medewerkers over wat van hen verwacht wordt. Daarom dienen managers prioriteit te geven aan de werknemersbetrokkenheid en het teamwerk.

Hoe de betrokkenheid verhogen bij thuiswerk?

Bij thuiswerk is er vaak afleiding door klusjes, huisgenoten, kinderen, sociale media, tv, … Als manager is het bijgevolg belangrijk dat men de voortgang van de prestaties nauwlettend opvolgt. Uiteraard dient de manager hierbij rekening te houden met de uitzonderlijke werksetting.
Daarnaast zijn er voor de manager nog onderstaande belangrijke aandachtspunten.

Stimuleer gezondheid en welzijn van de medewerkers bij thuiswerk

De gezondheid van de medewerkers moet uw prioriteit zijn. Gezonde en gelukkige medewerkers zijn goud waard voor uw bedrijf. Bij ziekte kunnen ze niet presteren op het gewenste niveau. Stimuleer daarom het team om regelmatig buiten te gaan, te sporten of andere gezonde gewoonten aan te nemen. Sta langere middagpauzes toe voor trainingen of laat de werkdag vroeger stoppen om van de zon te genieten.

Sta er voldoende bij stil dat er bij thuiswerk soms heel wat stress aan te pas komt. Probeer daarom het stressniveau van de medewerkers zo laag mogelijk te houden door concrete zaken. Dit signaal heeft op zijn beurt een positieve impact op het engagement van uw werknemers en de cultuur in uw organisatie. Tracht een productieve cultuur na te streven met aandacht voor fysieke, sociale, emotionele en psychologische gezondheid.

Voorzie regelmatig virtuele vergaderingen en informele gesprekken

Naast de fysieke gezondheid spelen positieve verbindingen en relaties een zeer grote rol bij het handhaven van een goede geestelijke gezondheid van de teamleden. Communiceer geregeld met uw medewerkers via videogesprekken en websconferenties. Dit draagt bij tot een betere samenwerking. Het is ook belangrijk om niet-werkgerelateerde chats aan te moedigen. Maak hiervoor voldoende tijd vrij om medewerkers enthousiast en betrokken te houden. Haal mensen uit hun isolement. Blijf plannen, maak ook afspraken, bepaal deadlines en geef meer feedback aan de medewerkers. Zoek alternatieven voor dingen die niet mogelijk zijn. Moedig medewerkers aan om ook met elkaar te bellen i.p.v. enkel gebruik te maken van e-mail.

Zorg ervoor dat werknemers zich gehoord en gewaardeerd voelen

Uw medewerkers verdienen het om zich gewaardeerd te voelen, ook voor het werk op afstand. Schenk hieraan voldoende aandacht. Stuur bijvoorbeeld een kaartje bij iemands verjaardag. Plan videogesprekken om inspanningen van medewerkers te erkennen.

De coronacrisis en de uitvoerige berichtgeving in de media kunnen stress, angst of slaapproblemen veroorzaken. Reik medewerkers enkele handvaten aan in het omgaan met veelvoorkomende vragen en bezorgdheden. Zorg ervoor dat je bereikbaar bent. Medewerkers moeten met hun manager kunnen praten, vragen stellen of zorgen uiten. Maak duidelijk dat je beschikbaar bent. Hou rekening met individuele noden en voorzie eventueel een aanpak op maat. Luister en onderneem tijdig actie. Vraag uw medewerkers actief naar de uitdagingen die zij ervaren en de zorgen die zij hebben.

Een leuke en comfortabele werkplek

Zorg dat uw medewerkers comfortabel kunnen werken, op een goede stoel, met de juiste verlichting, aan een goede tafel en met een kwalitatief scherm. Sommige bedrijven hebben fors geïnvesteerd in degelijk kantoormateriaal voor hun thuiswerkende medewerkers.

Voorzie ook in een bureauvergoeding om de kosten te dekken voor elektriciteit, verwarming en klein bureaumateriaal. Men kan ook een vergoeding voorzien voor het gebruik van internet. De actuele vergoedingen kan men voor België terugvinden op de website van Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Schenk voldoende aandacht aan persoonlijke contacten

Blijf geïnteresseerd in uw medewerkers. Ze hebben ook slechte dagen zoals iedereen. Heb als leidinggevende voldoende aandacht voor hun zwakke en sterke punten of interesses. Persoonlijke contacten bevorderen de betrokkenheid. Hierbij zijn transparantie en eerlijk de sleutel tot succes voor het cultiveren van de betrokkenheid van medewerkers. Persoonlijke en eerlijke communicatie is is nu uiterst noodzakelijk bij het thuiswerk (of telewerk) tijdens een pandemie.

Blijf vooral zelf positief en blijf uw rol als manager correct spelen. Aanvaard de situatie, er is nu eenmaal meer stress en spanning. Zorg ook goed voor jezelf.

Een externe manager tijdelijk inhuren? Neem vrijblijvend contact op voor bijkomende informatie.