Projectmanager – mogelijke valkuilen

De taak van een projectmanager is niet altijd eenvoudig. Projecten worden namelijk almaar complexer. Het is dus lasteriger om ze in goede banen te leiden. Wat de aard van een project ook mag zijn, het projectverloop is meestal hetzelfde. Een projectmanager neemt de dagelijkse leiding van een project in handen. Hij verdeelt de taken en verantwoordelijkheden. Hij waakt tevens over de deadlines en het budget.

Een project managen bestaat dus vooral uit de verwerking van informatie en het monitoren van processen. Een proactieve houding van de projectmanager is de sleutel tot succes. In de praktijk verzanden helaas vele projecten. Het is immers een kunst om in een project vaart te krijgen en te houden.

Hieronder sommen we de grootste fouten op die nieuwe projectmanagers maken en wat ze er eventueel aan kunnen doen.

Reikwijdte van het project te groot voor de projectmanager

De verantwoordelijkheid dragen van een groot project kan best spannend of uitdagend zijn. Dit kan de eigenwaarde van de projectmanager vergroten. Ook kan het in het bijzonder belangrijk zijn voor het prestige. Wanneer men echter teveel hooi op de vork neemt kan dit leiden tot falen. Al vrij snel kan een project hopeloos uit de hand lopen wanneer men te weinig ervaring heeft.
Om dit te voorkomen dient men namelijk het project op te splitsen in kleinst haalbare en beheersbare doelen. Bovendien moet men voor aanvang vaststellen waar het project begint en eindigt.

Deadline veel te strak in verhouding tot de hoeveelheid werk

Een foute planning ligt aan de oorzaak van verkeerde verwachtingen. Een te strakke deadline zonder rekening te houden met onverwachte vertragingen is eveneens een veel voorkomende fout. Het risico bestaat hierdoor dat men onvoldoende budget reserveert, onrealistische verwachtingen creëert en onhaalbare afspraken maakt. De kans dat een leverancier of een medewerker niet op tijd levert en een domino-effect veroorzaakt, is immers zeer groot.
Daarom is het belangrijk als projectmanager om een redelijke hoeveelheid speelruimte te voorzien in de planning.

Doelen niet afgestemd op de verwachtingen van alle betrokkenen

Als projectmanager moet je naast de teamleden, ook rekening houden met alle andere belanghebbenden. De verwachtingen van anderen dienen daarom integraal onderdeel uit te maken van het projectplan. Daarom dient men alle betrokken partijen te identificeren en de doelen mee af te stemmen op hun verwachtingen. Belanghebbenden kunnen zich binnen en buiten de organisatie bevinden.
Daarom bepaalt een projectmanager tijdig wanneer hij mensen bij het project betrekt. Deze stakeholders ondersteunen namelijk een project of worden erdoor beïnvloed.

Te weinig richting geven

Projectmanagers falen soms omdat ze geen duidelijke criteria of benchmarks vaststellen. De ideeën zet men daarom best om in iets tastbaars. Om te voorkomen dat men de weg kwijtraakt, stelt men de projectdoelen vanaf het begin duidelijk vast en communiceert men dit zeer geregeld met het projectteam. De projectstatus wordt geregeld gerapporteerd op een heldere wijze.

Geen risicobeheer en -analyse door de projectmanager

Ondanks een zorgvuldige planning kunnen er helaas veel dingen misgaan tijdens een project. Elk project bevat immers een zeker mate van risico. Het risico verhoogt naarmate het project langer duurt of wanneer er een groot tijdsverschil bestaat tussen het projectplan en de uitvoering van het project.

Een projectmanager brengt daarom de risicofactoren goed in kaart. Een gezamenlijke risicoanalyse met alle betrokken partijen helpt hierbij.

Een projectleider maakt daarom tijdig flexibele en eenvoudige actieplannen voor onvoorziene gebeurtenissen. Deze plannen minimaliseren een negatieve impact. De omvang van de consequenties worden hierbij eveneens ingeschat. Bij risicobeoordeling kunnen er diverse technieken toegepast worden.

Samengevat, projectmanagement is niet altijd zo eenvoudig als het lijkt. Zelfs ervaren projectmanagers kunnen tijdens een project in problemen komen.

Behoefte aan een interim-manager als projectmanager? Neem vrijblijvend contact op voor bijkomende informatie.