Een grondige projectvoorbereiding door de projectleider
Wanneer een project niet op correcte wijze start, leidt dit namelijk tot problemen zoals rework, vertragingen in de planning, budgetproblemen, enz. Daarom dient een projectleider een goede basis te leggen alvorens hij van start gaat met een project. Een goede voorbereiding van het project bepaalt mee het succes van een project. Het lijkt simpel. In de realiteit verliezen bedrijven dit wel eens uit het oog als ze van start gaan met een project. Hier volgen enkele belangrijke punten die noodzakelijk zijn bij de start van een nieuw project.
Inhoud project
De inhoud van het project is een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Veel projecten beginnen bijvoorbeeld met de visie voor de bouw van een klein tuinhuis, maar de belanghebbenden willen uiteindelijk meer iets als appartementsgebouw.
De eerste stap is dus het definiëren van projectinhoud. Dit hoeft niet gedetailleerd te zijn, maar moet echter wel duidelijk zijn voor alle betrokkenen.
De tweede moeilijkere stap is om de projectinhoud scherper af te lijnen. Dit kan door een juridisch bindend document of door een overeenkomst tussen de projectsponsor en de projectleider. In beide gevallen is het belangrijk om te benadrukken dat als de inhoud wijzigt, er ook wijzigingen ontstaan in het project. Deze projectinhoud moet duidelijk zijn voor alle partijen voordat het project begint.
Conceptueel basisplan
Nadat de projectinhoud is gedefinieerd en goedgekeurd, kan een conceptueel basisplan ontwikkeld worden. Dit basisplan bevat de belangrijkste mijlpalen en schetst hoe het project zal uitgevoerd worden. Dit vormt de basis voor de ontwikkeling van het volledige projectschema. Dit conceptplan dient door alle betrokkenen begrepen en goedgekeurd te worden. In dit plan wordt eveneens het communicatieplan voor statusupdates opgenomen.
Samenstelling team en functies door projectleider
De projectmanager bepaalt de samenstelling van het projectteam en hoe het zal functioneren. Hij selecteert medewerkers met de juiste talenten en mentaliteit om de projectdoelstellingen te bereiken. De projectleider stelt alle betrokkenen hiervan op de hoogte. Hij wijst verantwoordelijkheden definitief toe. Men bepaalt hoe de teamleden verantwoording afleggen aan de projectmanager. Door de rollen toe te wijzen creëert men al een structuur. Na de samenstelling van het projectteam, is het dus zaak om de juiste omstandigheden te creëren voor een vlot verloop van het project.
De projectleider heeft een belangrijke rol in de ontwikkeling van het team. Zijn leiderschap is van grote invloed op de prestaties die het team zal neerzetten in het project.
Behoefte aan een interim-manager als projectleider? Neem vrijblijvend contact op voor bijkomende informatie.